Notizen in macOS über einen IMAP Server synchronisieren

Apple liefert in seinem Betriebssystem eine ganze Reihe an eigenen Programmen aus. Eines davon ist die Notizen App, die sowohl für macOS, als auch iOS und iPadOS zur Verfügung steht. Diese lässt sich lokal betreiben oder via iCloud synchronisieren. Es ist allerdings auch ein Datenabgleich über einen IMAP Server möglich.

Jedes IMAP Postfach ermöglicht eine Synchronisierung der Notizen. Man kann dazu entweder das normale Mail-Postfach nehmen oder ein eigenes Postfach aufsetzen. In der Account-Übersicht kann man festlegen, ob man das IMAP-Postfach für Mails und/oder für Notizen nutzen möchte.

Sobald man die Notizen aktiviert steht in der Notizen-App das Konto als Speicherort für Notizen zur Verfügung.

Die Screenshots entstammen zwar macOS, die Funktionsweise ist aber analog zu iOS und iPadOS.

Im Gegensatz zu lokalen Notizen und solchen, die über die iCloud synchronisiert werden, haben die IMAP Notizen nur einen reduzierten Funktionsumfang. Es sind beispielsweise keine Checklisten oder Anhänge möglich. Zur Verfügung stehen nur die üblichen Formatierungsmöglichkeiten wie Textgröße, Fett, Kursiv und Aufzählungslisten.

Der Grund liegt in der technischen Beschaffenheit der IMAP-Synchronisation. Für den E-Mail Server sind die Notizen E-Mails mit einem Flag im Header

X-Uniform-Type-Identifier: com.apple.mail-note

Der Speicherort ist ein Ordner notes im IMAP-Verzeichnisbaum. Apple Mail blendet diesen automatisch aus, aber in der Webmail-Oberfläche ist dieser zu sehen. Moderne Webmailer erkennen den Ordner als Notizen-Ordner und bieten auch eine Online-Bearbeitung der Notizen an.

Der Notizen-Ordner lässt sich mit Unterordnern untergliedern um viele Notizen besser ordnen zu können. Diese Unterordner kann man sowohl im Webmailer anlegen, als auch im Notizen-Programm selbst. Bei mir gab es aber ein Problem, weil mein Mailserver den Notizen-Ordner als „Nur E-Mails als Inhalt“ konfiguriert hatte. Das musste ich erst ändern um dann Unterordner anlegen zu können.

Die Apple Notizen App mit IMAP Synchronisation ist hinsichtlich der Funktionen sicherlich keine Offenbarung. Wenn man allerdings eine rudimentäre Notizen-Verwaltung für Text sucht bekommt man als Apple-Nutzer eine solide vorinstallierte Software. Durch die Synchronisation mittels IMAP bleiben die Daten zudem unter der eigenen Kontrolle. Einen sicheren E-Mail Anbieter natürlich vorausgesetzt (siehe: E-Mail Dienstleister mit Fokus auf Datenschutz).

Bilder:

Einleitungs- und Beitragsbild von Mudassar Iqbal via Pixabay