Mein Technikvorsatz für 2015 lautete die weitestgehend komplette Umstellung meiner Ablage auf ein papierloses Büro, damals noch mit Linux. Diesen Vorsatz konnte ich auch einigermaßen in die Tat umsetzen, musste jedoch Ende 2016 mit der Umstellung auf macOS die Werkzeuge und Arbeitsabläufe anpassen.

Die Existenz eines weitestgehend digitalisierten Arbeitsalltags begründet auch das hohe Interesse an Verschlüsselung und Datensicherheit. Die Menge an persönlichen und beruflichen Daten ist derart groß, dass eine entsprechende Absicherung unabdingbar ist.

Individuelle Voraussetzungen

Die individuelle Situation eines jeden macht es so schwer Empfehlungen für einen papierloses Bürobetrieb zu geben. Während manche nur ein paar private Rechnungen verwalten, haben andere ein komplettes Home Office oder sind – je nach Branche – zu speziellen Aufbewahrungsfristen verpflichtet.

Im hiesigen Fall geht es um zwei unterschiedliche Bereiche. Erstens den normalen Papierbetrieb einer Privatperson, d. h. Rechnungen, Verträge, Abrechnungen etc. pp. und zweitens die wissenschaftliche Tätigkeit. Diese ist zwar einem ständigen Digitalisierungstrend ausgesetzt, hat aber je nach Fachbereich noch einen erheblichen Anteil konventioneller Printmedien. Letztere werden für den Gebrauch daher komplett digitalisiert – zum Verfahren später mehr – und in eine Literaturverwaltung eingearbeitet.

Hardwareaustattung

Ein Dokumentenscanner mit Einzug ist natürlich Pflicht, aber auch hier ist das Angebot äußerst vielfältig und die Preisspanne reicht von wenigen hundert Euro bis zum Mond. Anwender mit alternativen Betriebssystemen wie Linux oder macOS müssen nebenbei noch die Treibersituation überprüfen, die von vielen Herstellern bewusst verschleiert und nicht eindeutig beschrieben wird. Hier auf dem Schreibtisch steht seit 2015 mit dem Brother ADS 2100 eher ein Einsteigergerät, das sich aber als ausreichend erwiesen hat. Erfahrungsgemäß zeichnen sich hochwertigere Geräte wie z.B. von Canon vor allem durch einen schnelleren Einzug und eine höhere Toleranz für Fremdkörper wie Büroklammern etc. aus. Ausschlaggebend für Brother waren damals (neben den guten Erfahrungen mit einem Drucker desselben Herstellers) die direkt vom Hersteller für Linux angebotenen Treiber.

Das Gerät bzw. seine Nachfolgemodelle gibt es mittlerweile in diversen Online-Shops für relativ schmales Geld und bietet alle Funktionen, die ich mir so wünsche:

• Offizielle Linux / SANE Treiber / macOS
• Duplex-Scanner
• Ein ADF-Fach mit Platz für 50 Seiten
• Keine Hochglanzoberflächen (außer die Oberseite der Klappe)
• 600 dpi Auflösung

Softwarelösungen

Die Installation unter macOS wird zwar offiziell unterstützt, fügt sich aber zuerst nicht so nahtlos in das System ein, wie man sich das wünscht. Es werden eine reihe von Brother Apps installiert, inklusive des auch von Windows bekannten Control Centers. Die Apps sind teilweise außerdem veraltet und liegen nur als 32bit Version vor, was ab nächstem Jahr wohl problematisch werden dürfte.

Eigentlich braucht man diese Apps auch gar nicht. Puristen können daher den Ordner Brother unter

Library/Printers

einfach löschen. Lediglich die Brother Scanner.app im Ordner /Library/Image Capture/Devices wird wirklich benötigt. Warum Brother diese Datei nicht zumindest optional anbietet ist schleierhaft.

Sofern man sich von den Brother-Tools trennt, benötigt man eine Drittanbieteranwendung. Persönlich empfehle ich dafür PDFScanner aus dem Mac App Store. Die App fügt sich optisch nahtlos in das System ein und bietet mittels des inkludierten Tesseract eine automatisch OCR-Verarbeitung des gescannten Dokuments.

Ablauf

Berufliche und private Dokumente sammele ich in separaten Ablagen und digitalisiere diese in regelmäßigen Abständen oder bei Bedarf. Danach wird vernichtet was nicht zwingend in Papierform aufbewahrt werden muss. Erfahrungsgemäß sind das bis zu 90% der anfallenden Dokumente.

Der Scanvorgang erfolgt wie bereits geschrieben mit PDFScanner, welches anschließend das gescannter Dokumente automatisch mit einer OCR-Ebene versieht. Die Speicherung erfolgt im PDF 1.4 Standard. PDF/A ist leider nicht unterstützt, was definitiv bedauerlich ist. Gespeichert wird in einem mehrstufigen Verfahren. Erstens auf dem Mac mini Desktoprechner, welcher per Time Machine auf ein NAS sicher (siehe: Time Machine Backups auf einen Linux Server sichern), welches wiederum separat auf externe Speichermedien gesichert wird.

Sofern die Digitalisierung der Medien mit anderen – nicht OCR-fähigen – Scannern erfolgte, lassen sich mittels PDFScanner auch nachträglich normale PDFs mit einer OCR-Ebene versehen.

Die weiterverarbeitung der der Dokumente erfolgt entweder über das macOS-eigene „Vorschau“ oder – sofern weiterführende Werkzeuge benötigt – über PDFExpert.

Ablage und DMS

DMS (Dokumenten Management Systeme) gibt es in unterschiedlichen Ausführungen für alle Betriebssysteme – sowohl als Standalone-Lösung, wie auch für Server-Client Systeme. Je nach Papieraufkommen und Anzahl der zugreifenden Benutzer/Rechner muss es aber nicht immer ein DMS sein. Ein funktionierendes DMS ist natürlich erst einmal einer einfachen Ablage via Ordnerstruktur überlegen. Die Entscheidung für ein papierloses Büro ist aber eine Festlegung auf Jahr(zehnt)e und kaum eine Software wird ewig entwickelt. Die Gefahr am Ende eine Datenbank zu haben, auf die man nicht ohne weiteres zugreifen kann oder deren Exportfunktion zumindest verlustbehaftet ist, dürfte immens sein.

Hinzu kommt, dass moderne Betriebssysteme und Desktopumgebungen inzwischen sehr gute Suchfunktionen und Dateimanager haben. Eine gute Verschlagwortung der Dateien im Titel und eine wohl überlegte Ordnerstruktur, kann in Kombination mit Apples Spotlight ein DMS ersetzen. Die fehlenden Funktionen kompensiert die Gewissheit, dass die eigene Ordnerstruktur sich notfalls auch mit geringen Verlusten auf andere Systeme übertragen lässt.

Ein papierloses Büro erfordert natürlich umso mehr Aufmerksamkeit für Verschlüsselung des Systems, sowie der Backupmedien (siehe: Verschlüsselung – Eine Übersicht) und über eine sinnvolle Backup-Verwaltung. Für letzteres nimmt man bei macOS natürlich in der Regel das integrierte Time Machine, welches verschlüsselte Backups erstellen kann.

Probleme

Die unter macOS kaum vorhandene Unterstützung des PDF/A Standards ist problematisch, da dieses extra für die Langzeitarchivierung von Daten konzipiert wurde. Bei diesem Standard sind auch alle Bilder und Schriftarten in das Dokument eingebettet und lassen somit am ehesten eine über viele Jahre gleichbleibende Darstellung zu. Auch wenn das „normale“ PDF bereits jetzt in höchstem Maße systemübergreifend kompatibel ist, kann es Darstellungsprobleme oder -veränderungen durch unterschiedliche Versionen und Systeme geben.